Política de privacidad para el tratamiento de datos personales

1. OBJETIVO

Garantizar, por parte de las empresas que integran el “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac, el adecuado manejo de tratamiento de datos de los empleados, clientes, proveedores, productores, socios, prestadores de servicios, cooperantes y comunidades beneficiarias de programas de apoyo social, entre otros. Así como los derechos que le asisten a los titulares de la información.

2. ALCANCE

El alcance de esta política involucra a todas las empresas vinculadas que hacen parte del “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac, las cuales recolectan, procesan, actualizan, consultan, almacenan, transfieren y reportan datos personales de los empleados, clientes proveedores, productores, socios, prestadores de servicios, entre otros; dentro de la operación normal de sus actividades o funciones.

3. RESPONSABLES

Para todos los casos el responsable es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para el caso en concreto los responsables de dicho tratamiento son todas las empresas relacionadas en el alcance de esta política la cual se encuentra en el numeral 2, todas las empresas domiciliadas en el municipio de Envigado – Antioquia, su sede principal está ubicada en: la calle 26 Sur No. 48-12, sitio web: www.GreenLand.co, y correo electrónico protecciondatospersonales@GreenLand.co, teléfono (4) 3396262.

4. POLÍTICAS

La presente política se expide en cumplimiento de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, 886 de 2014, y demás normas que apliquen en la materia. A continuación, se describe la política aprobada por el “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac relacionada con el tratamiento de los datos personales y aviso de privacidad los cuales han sido recolectados con ocasión de su relación contractual con clientes, proveedores, productores, empleados, socios, contratistas, cooperantes, o aquellos recolectados en el desarrollo de programas de beneficencia, y todas aquellas personas con las cuales se tiene o ha tenido alguna relación de carácter comercial o laboral, con el fin de obtener una información veraz, pertinente, completa, actualizada y exacta del titular.

5. DESARROLLO

Los datos personales que sean suministrados al “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac podrán ser procesados, recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transferidos y transmitidos a países que garanticen los niveles adecuados para la protección de datos. Lo anterior, de acuerdo con los términos y condiciones según sean aplicables y respetando las polí – ticas de privacidad contempladas en la Ley. Esta información será utilizada por el “Grupo Empresa – rial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac para facilitar la prestación de sus servicios y de acuerdo con su objeto social. así como para fines laborales, administrativos, contables, fiscales, comerciales, de publicidad, y con el objetivo de contactar a los titulares de estos. Los datos personales recolectados únicamente serán utilizados con las finalidades establecidas en los respectivos avisos de privacidad o autorizaciones de tratamiento de datos que se pongan a disposición de los Titulares con el fin de que autoricen el Tratamiento de estos. No obstante, las bases de datos también podrán ser utilizadas para las siguientes finalidades:

Para el envío de información a sus empleados, clientes, proveedores, productores, accionistas, contratistas, cooperantes, comunidades beneficiarias de programas de apoyo social y en general a todas aquellas personas y/o empresas con quien “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac, pudiese tener una relación comercial o jurídica.
Para administrar y gestionar pagos de nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social actividades de bienestar y salud ocupacional. Así mismo, administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación o contratación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes, la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad y registro de las huellas dactilares en los casos que se requieran.
Establecer relaciones contractuales con clientes, proveedores y contratistas que permitan la- adquisición de los bienes y servicios que el “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac requiera para el normal funcionamiento de sus negocios.
Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera de historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
Para la atención de requerimientos por entidades públicas o administrativos en ejercicio de sus funciones legales y por orden judicial.
Para respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y para transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
Para el fortalecimiento de las relaciones con sus proveedores, productores y clientes, mediante el envío de información relevante y de interés.
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas natu – rales con quienes el “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac, tiene o ha tenido relación, tales como, empleados, exempleados y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, producto- res, acreedores y deudores.
Para la interacción con sus clientes, proveedores, empleados, exempleados, contratistas, cooperantes, y comunidades beneficiarias de programas de apoyo social, para la verificación de cumplimiento de sus obligaciones legales y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por el “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac.
Registrar a los clientes, proveedores y contratistas en los sistemas del “Grupo Empresarial Green – Land Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Fruba – tec S.A.S Zomac y procesar sus pagos.
Para actividades de mercadeo, comunicación, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
Transferir la información recolectada a distintas áreas del “Grupo Empresarial GreenLand Invest – ments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina (recaudo de cartera y cobros administrativos, tesorería y contabilidad).
El control y la prevención del fraude.
La prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo.
Para controlar el acceso a las oficinas del “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social del “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fun – dación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac.

5.1. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES:

Informar de manera completa e integral a los clientes, proveedores, productores, empleados y todas aquellas personas con las cuales se tiene o se ha tenido alguna relación de carácter comercial o laboral, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales “Grupo Empresarial Green – Land Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac, tendiente a cumplir con la Ley y garantizar los derechos de las partes.
Conservar la información reportada en la Base de Datos, con las debidas actualizaciones, durante la vigencia de la relación contractual.
Informar a los titulares de los derechos acerca de la transferencia y transmisión de la información de las Bases de Datos a terceros debidamente autorizados, cumpliendo con estándares iguales o superiores de protección jurídica a los determinados por la Ley o indicados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Enviar vía correo electrónico o en medio físico: i) Actualizaciones de productos, ii) Información o anuncios de relevancia para la empresa, iii) Invitaciones a eventos propios o de terceros, iv) Comunicaciones en general, v) Ofertas, contratos; entre otros.
“Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac podrá gestionar la recolección, tratamiento, administración y actualización de las Bases de Datos a través de terceros, quienes en todo caso deberán seguir la actual política, para lo cual se firmará un acuerdo de confidencialidad el cual garantizará la seguridad y buen manejo de la totalidad de la información.

5.2. OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES:

“Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Em – pleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac dará un tratamiento a la información, que en todo caso estará limitado a los objetivos para los cuales fue entregada, comprometiéndose a darle un correcto tratamiento a los datos desde su recolección, almacenamiento, uso y disposición final del mismo; evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en las bases de datos del ”Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac; quien además, garantizará que los protocolos de seguridad cumplan con las medidas de control necesarias para minimizar la pérdida, abuso o cambios en la información.

5.3. DERECHOS DEL TITULAR

Las personas naturales, cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte d”Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac, tendrán los derechos previstos en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y en especial podrán:

Conocer los Datos Personales sobre los cuales el “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados.
Solicitar prueba de la autorización que fue otorgada al “Grupo Empresarial GreenLand Invest – ments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Ser informado por el “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación Green – Land, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac, previa solicitud, del uso que se está dando a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección del “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac.
Solicitar al “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de estos de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Política de Protección de Datos Personales del “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac. Es importante tener en cuenta que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y el “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de salud.

5.4. ATENCIÓN PARA LA RECEPCIÓN Y RESPUESTA DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS (PCR) DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

El titular de la información tiene el derecho a presentar Peticiones, Consultas y Reclamos, en ade – lante PCR, de forma escrita, la cual contendrá la siguiente información: (i) Ser dirigida al Grupo GreenLand al correo electrónico protecciondatospersonales@GreenLand.co, físico a la sede princi – pal que está ubicada en la calle 26 Sur No. 48-12, Envigado, Colombia; (ii) Tener descrito los siguientes datos como: nombre, identificación, dirección, número de contacto y correo electrónico del Titular; (iii) Los documentos con los cuales pretenda sustentar su PCR; y, (iv) Los hechos claramente determinados en los que se funda la solicitud.

Para Reclamos: El “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación Green – Land, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac responderá dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de la PCR. En el evento en que “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac no pueda responder la PCR dentro de dicho plazo, se deberá informar tal hecho al peticionario, expresando los motivos de la demora y señalando expresamente la fecha en que se resolverá o dará la respuesta, que en todo caso no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para Consultas: El “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac responderá dentro de los diez (10) días hábiles a partir de la fecha del recibo de la PCR. En el evento en que “Grupo Empresarial Green Land Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac no pueda responder la PCR dentro de dicho plazo, se deberá informar tal hecho al peticionario, expresando los motivos de la demora y señalando expresamente la fecha en que se atenderá su consulta, que en todo caso no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Petición de actualización y/o rectiﬁcación: El “Grupo Empresarial Green Land Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac rectificara y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
- El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico protecciondatospersonales@greenland.co, o en medio físico dirigido al Oficial de Protección de Datos Personales indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
- El “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán infor – mados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar al “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obli – gaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron solicitados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación Green – Land, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac podrá negar el ejercicio de este cuando:
  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
El titular acepta que las decisiones adoptadas por “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac, dentro del trámite de una PCR, se realizará por parte del área responsable mediante correo electrónico.

5.5. DATOS DE MENORES:

En caso de que los Responsables realicen tratamiento de Datos Sensibles, se garantiza que se obtendrá la autorización para el uso de dichos datos de manera previa y expresa, cumpliendo con las siguientes obligaciones:

Se informará al Titular de los datos que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Se le informará de forma previa y expresa al Titular cuáles son los datos sensibles y cuál será la finalidad del Tratamiento que se les dará.
Especialmente en el caso de menores de edad, sus representantes legales podrán dar la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchados.

5.6. CAMBIOS SUSTANCIALES CONTEMPLADOS EN LA POLÍTICA:

Cualquier cambio sustancial, actualización, supresión o rectificación contemplado en la presente política será informado, antes de su implementación, a los Titulares de los Datos Personales a través de la página web de GreenLand en la sección conózcanos, y al interior del Grupo a través de la Intranet, para informar a través de este el cambio realizado a los intermediarios, proveedores y terceros que correspondan. Adicionalmente, se podrá utilizar cualquier medio que permita informar de manera eficiente dicho cambio. El “Grupo Empresarial GreenLand Investments S.A.S” y FGL – Fundación GreenLand, Fondo de Empleados GreenLand y Frubatec S.A.S Zomac se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento.

6. MONITOREO Y CUMPLIMIENTO:

El cumplimiento de esta política será revisada y evaluada periódicamente por el área de control de la Compañía. El incumplimiento se califica como FALTA GRAVE y dará lugar a la sanción disciplinaria correspondiente.